Embaucher le bon employé Partie 2 – L’entrevue

By: Wendy Guilbault, Gestionnaire, Ressources humaines

Faire passer des entrevues aux nouveaux employés peut être délicat. Vous voulez apprendre à les connaître, mais vous voulez aussi obtenir tous les renseignements dont vous avez besoin pour prendre une décision d’embauche éclairée.

Cette entrée est la deuxième d’une série d’entrées de blogue sur comment embaucher la bonne personne :

1. Le recrutement
2. L’entrevue
3. La sélection

Si vous avez manqué la Partie 1 – Le recrutement, assurez-vous de la consulter pour que votre processus d’embauche se déroule aussi harmonieusement que possible.

L’entrevue

Étape 1 – Déterminer les intervieweurs

Décidez qui participera aux entrevues avec les candidats. L’idéal est d’avoir deux intervieweurs, habituellement le gestionnaire de l’embauche et un représentant des ressources humaines, mais cela dépendra du poste et de la taille de l’organisme. Rencontrez les intervieweurs à l’avance pour clarifier le rôle de chacun dans le processus d’entrevues, par exemple, qui accueillera le candidat et qui posera quelle question.

Étape 2 – Rédiger les questions d’entrevue

Il est important de prévoir vos questions à l’avance pour obtenir toute l’information dont vous avez besoin dans chaque entrevue. D’abord, préparez une liste de questions d’entrevue téléphonique. Voici quelques exemples de questions à poser aux candidats au téléphone :

• Quels sont des défis particuliers que vous aimeriez relever dans ce poste ?
• En général, dans quel type d’environnement fonctionnez-vous le mieux ? (Préférences des milieux de travail)
• Quelles sont vos attentes salariales pour ce poste ?

Ensuite, préparez une liste de questions d’entrevue en personne. Il est utile d’inclure des questions fondées sur le comportement, des questions d’affinité culturelle et des questions situationnelles dans les entrevues en personne. Posez uniquement des questions d’entrevue légales qui font ressortir les forces et les faiblesses du candidat afin de déterminer s’il convient à l’emploi. Vous ne pouvez poser de questions qui révéleront des renseignements pouvant entraîner des préjugés relativement à l’embauche. Par exemple, vous ne pouvez poser de questions au candidat concernant sa race, son ascendance, ses convictions politiques, son sexe, son état matrimonial ou son statut familial, son âge, ses incapacités, son casier judiciaire, ni des questions personnelles concernant des choses comme sa taille et son poids.

Les questions fondées sur le comportement permettront de cerner les candidats qui possèdent les caractéristiques et les traits nécessaires pour assumer l’emploi; en voici quelques exemples :

• Décrivez une expérience de travail en équipe que vous avez trouvée gratifiante.
• Donnez-moi un exemple précis d’un moment où vous avez dû répondre à un client contrarié. Quel était le problème et comment la situation s’est-elle soldée ? Quel rôle avez-vous joué dans le désamorçage de la situation ?
• Donnez-moi un exemple d’un moment où une décision devait être prise alors qu’il n’y avait pas de procédures en place ? Quel a été le résultat ?

Les questions d’affinité culturelle permettront de déterminer si le candidat convient bien à votre organisme. Voici quelques exemples :

• Décrivez le milieu ou la culture de travail dans lequel vous êtes le plus productif et heureux.
• Décrivez le style de gestion qui favorise votre meilleur travail et vos meilleurs efforts.
• Quel est votre style de travail préféré ? Préférez-vous travailler seul ou en équipe ? Quel pourcentage de votre temps alloueriez-vous à chacun, si vous aviez le choix ?

Les questions situationnelles permettent de déterminer comment un candidat gérera une situation particulière ou ce qu’il ferait dans certaines circonstances. Voici quelques exemples :

• Décrivez une situation où vous avez dû collaborer avec un collègue difficile.
• Décrivez une situation où vous avez dû faire un travail dans des délais serrés.
• Décrivez une situation où vous avez dû prendre l’initiative.

Il est important de poser les mêmes questions d’entrevue à chaque candidat afin que le processus d’entrevue soit équitable pour tous les candidats. En outre, n’oubliez pas de déterminer les réponses désirées pour chaque question. Ce faisant, les intervieweurs seront en mesure de réaliser une meilleure évaluation à la suite de l’entrevue.

Les employés de CWB National Leasing se réunissent pour une photo de groupe ensoleillée en 2012.
 

Étape 3 – Examiner les candidatures

Lisez toutes les candidatures que vous recevez pour le poste affiché, et dressez la liste des candidats avec qui vous désirez communiquer pour une entrevue téléphonique.

Selon la taille de votre organisme et le nombre de candidatures que vous recevrez, il pourrait être utile d’utiliser un système de suivi des candidats pour organiser les candidatures.

Étape 4 – Réaliser des entrevues téléphoniques

Réaliser des entrevues téléphoniques efficaces et efficientes est un excellent moyen de faire une présélection des candidats et d’économiser du temps et de l’argent dans le processus d’embauche. Les entrevues téléphoniques vous permettent d’entendre la manière dont le candidat parle au téléphone (professionnel, fort, non professionnel), et de déterminer si ses qualités, son expérience et ses attentes salariales cadrent avec le poste et l’organisme avant de réaliser une entrevue en personne.

Au moment d’appeler un candidat, présentez-vous, vous-même et l’organisme, et dites que vous téléphonez concernant la candidature envoyée. Expliquez que l’entrevue téléphonique constitue la première étape de votre processus de recrutement. Indiquez la durée de l’entrevue téléphonique et demandez si c’est un bon moment pour répondre à quelques questions. À la fin de l’appel, remerciez le candidat pour son temps, et dites-lui qu’une fois que toutes les entrevues téléphoniques auront été réalisées, vous communiquerez avec les candidats sélectionnés pour une entrevue en personne.

Après les entrevues téléphoniques, sélectionnez les candidats avec qui vous désirez réaliser des entrevues en personne.

Étape 5 – Réaliser des entrevues en personne

Cette étape est probablement la plus importante, parce qu’elle constitue votre chance d’apprendre à connaître la personne. Planifiez une entrevue avec les candidats sélectionnés, et assurez-vous de leur dire à l’avance combien de temps durera l’entrevue. Passez en revue votre liste de questions avant les entrevues et veillez à avoir des questions qui portent sur les compétences, le travail en équipe et les exigences générales, et à ce que les mêmes questions soient posées à tous les candidats.

N’oubliez pas que les candidats seront nerveux; aidez-les à se détendre en les accueillant avec un sourire chaleureux et une poignée de main. Offrez à chaque candidat de l’eau, du café ou du thé, et établissez un rapport en échangeant quelques paroles de courtoisie. Ensuite, expliquez-leur le déroulement de l’entrevue :

• Indiquez sa durée.
• Présentez-vous, vous-même et les autres intervieweurs (le cas échéant).
• Donnez une description de l’emploi.
• Expliquez la manière dont l’entrevue se déroulera.
• Expliquez que chaque intervieweur prendra des notes.
• Donnez un bref aperçu de votre organisme, de ce que vous faites et des avantages que vous offrez.
• Dites au candidat qu’il aura la possibilité de poser des questions à la fin de l’entrevue.

À la fin de l’entrevue, demandez au candidat de vous fournir des références si ce n’est pas déjà fait. Terminez l’entrevue en expliquant les prochaines étapes et le moment à partir duquel le candidat peut s’attendre à avoir de vos nouvelles.

Il est possible que plus d’un candidat se démarque. Dans une telle situation, des tests peuvent vous aider à prendre votre décision. Par exemple, vous pourriez demander aux candidats de faire un test d’écriture si le poste comprend beaucoup de rédaction. Une autre option est de donner aux candidats un exercice qu’ils devront faire à la maison. Si vous décidez d’utiliser cette méthode, testez seulement les finalistes, et assurez-vous que toutes les personnes font le même test.

Étape 6 – Faire une évaluation post-entrevue

Remplissez une feuille d’évaluation post-entrevue immédiatement après chaque entrevue pour évaluer la qualité des réponses de chaque candidat et pour consigner vos pensées concernant les capacités de chaque candidat en ce qui a trait à votre domaine cible particulier. Ces renseignements devraient être consignés numériquement, sur une échelle de 1 à 10, ainsi que sous forme de courts commentaires. S’il y a plusieurs intervieweurs, demandez à chaque personne de remplir une feuille de notation post-entrevue individuellement et réunissez-vous pour examiner et comparer vos impressions.

L’étape qui suit celle des entrevues est la sélection. Demeurez branchés pour l’entrée de demain, Partie 3 – La sélection, pour obtenir des conseils afin de sélectionner la bonne personne pour l’emploi.